طراحی دفتر کار مدرن: 7 عامل کلیدی برای محیطی موثر
به گزارش سفر به مالزی، امروزه شرکت های پیشرو به اهمیت فضای کاری به عنوان ابزاری مهم برای پیشبرد اهداف سازمانی پی برده اند. طراحی دفتر کار مدرن به این علت که نه تنها محلی برای انجام وظایف روزمره است، بلکه به عنوان بازتابی از ارزش ها، فرهنگ و برند یک کسب و کار عمل می نماید بسیار حائز اهمیت است. چیدمان بخش ها و تیم های مختلف در کنار استفاده از عناصر طراحی متناسب، می تواند این ارزش ها را به خوبی به نمایش بگذارد.
یکی از گرایش ها در طراحی دفتر کار مدرن، روی آوردن به فضای باز و بدون دیوارهای جدانماینده است. علت اصلی این تغییر، تمایل شرکت ها به ترویج شفافیت، تعامل و همکاری بیشتر میان کارکنان است. با این حال، پژوهش ها نشان داده اند که این سبک طراحی در بعضی موارد می تواند تأثیری معکوس داشته باشد. احتیاج به سکوت و تمرکز، موضوعی است که این روزها بیشتر از گذشته مطرح می گردد و کارکنان خواهان فضاهایی هستند که بتوانند در آن بدون مزاحمت فعالیت نمایند.
واقعیت این است که همکاری و سکوت دو سر یک طیف گسترده هستند که حالت های مختلف کاری میان این دو نقطه را در بر می گیرند. هر یک از این حالت ها احتیاجمند محیطی خاص و طراحی فرق دارد. برترین راه برای شناسایی این احتیاجها، آنالیز دقیق فعالیت های روزمره کاری و شناسایی الگوهایی است که با تصمیمات طراحی فضا و چیدمان مرتبط باشند.
خواندنی ها
روانشناسی رنگ بنفش؛ اشرافی، رازآلود و خلاقانه
شناسایی این الگوها اما چالش هایی به همراه دارد. گاهی ممکن است یک کارمند در اتاقی خالی مشغول فعالیت باشد یا گروهی از کارکنان به علت نبود فضای مناسب، دور میز یک نفر جمع شوند. اما طراحی سناریوهای جایگزین که بتوانند احتیاجهای متنوع کاری را به خوبی برآورده نمایند، احتیاجمند رویکردی تخصصی تر است.
روش های طراحی دفتر کار مدرن
برای حل این مشکل، شاخصی تحت عنوان شاخص همکاری و سکوت معرفی شده است. این شاخص شامل هفت ویژگی کلیدی می گردد که می تواند احتیاجهای کاری افراد را با طراحی فضاهای مناسب تطبیق دهد: مکان، حریم، قرارگیری، فناوری، زمان بندی، دیدگاه و میزان. این شاخص به مدیران و کارکنان یاری می نماید تا خواسته های خود را به زبان فضایی مشترک بیان نمایند.
در نهایت، با اجرای روشهایی که احتیاجهای کاری روزمره را آنالیز و اولویت بندی می نمایند، می توان برترین تصمیمات را برای طراحی فضاهای کاری اتخاذ کرد. به عنوان نمونه، آنالیز کنید آیا جلسات روزانه بهتر است در اتاقی مرکزی و پر رفت و آمد برگزار گردد یا در نزدیکی محل کار تیم؟ پاسخ به چنین سوالاتی می تواند راهگشای ایجاد فضایی باشد که نه تنها احتیاجهای همکاری بلکه الزامات تمرکز و سکوت را نیز برآورده کند.
اصول کلیدی طراحی دفتر کار مدرن چیست؟
این اصول و متدها کاربردهای گسترده ای دارد که فراتر از یک جلسه کاری ساده است و می تواند به عنوان مبنایی برای برگزاری کارگاه های طراحی در گروه های بزرگ تر مورد استفاده قرار گیرد. هدف از این کارگاه ها، آنالیز نحوه کار افراد، مکان های کاری و بعلاوه ترسیم منظره روش های نوین کار در آینده است.
برای سرعت بخشی و دقت بیشتر در این فرآیند، نسخه ای از این شاخص به صورت نظرسنجی آنلاین طراحی شده است که بدون هیچ عذر و بهانه ای، اطلاعات را به طور سیستماتیک جمع آوری نموده و دسترسی به افراد بیشتری را ممکن می سازد. این رویکرد به ویژه برای سازمان هایی که به نظرسنجی های آنلاین عادت دارند، بسیار مؤثر است. در ادامه، برای درک بهتر این موضوع، دو نمونه واقعی از تجربه شرکت هایی که از این روش استفاده نموده اند، ارائه خواهد شد.
7 ویژگی کلیدی در طراحی دفتر کار مدرن
رهبران شرکت ها باید با دیدی استراتژیک به طراحی دفتر کار بپردازند و از تبعیت کورکورانه از مدهای روز اجتناب نمایند. محیط های کاری به وسیله چیدمان، زیبایی شناسی و عملکرد خود، ارزش های اصلی سازمان را منعکس و تقویت می نمایند. به این ترتیب، فضا به ابزاری تجاری تبدیل می گردد که قادر است بر رفتارها و عملکرد افراد تأثیر بگذارد.
برای نمونه، طراحی فضاهای باز با هدف تشویق به همکاری صورت می گیرد که برای بسیاری از شرکت های مدرن، یک ارزش کلیدی به شمار می رود. اما در عمل، باز بودن کامل فضا، حریم خصوصی و تمرکز را کاهش می دهد و می تواند بهره وری را تحت تأثیر قرار دهد. راهکار مؤثر احتمالاً تعادل میان فضاهای مشترک باز و فضاهای خصوصی و آرام است که احتیاجهای کاری مختلف را پاسخ می دهد.
برای ارزیابی احتیاجها به طور سیستماتیک، یک سازمان می تواند از شاخص همکاری و آرامش بر اساس هفت ویژگی کلیدی فضایی استفاده کند:
- موقعیت: آیا دیده شدن مرکزی بهتر است یا ایجاد منطقه ها تیمی توزیع شده؟
- حریم: آیا فعالیت ها به چیدمان های باز احتیاج دارند یا اتاق های بسته؟
- نمایش: آیا کارکنان احتیاج به فضاهای عمومی برای تجمع دارند یا گوشه هایی خصوصی؟
- فناوری: آیا تیم ها از صفحه نمایش های مشترک استفاده می نمایند یا از دستگاه های شخصی؟
- موقتی بودن: آیا فضاها قابل رزرو هستند یا به صورت اولین آمد، اولین خدمت؟
- دیدگاه: آیا کارکنان به دیدگاه های گسترده احتیاج دارند یا تمرکز بر نقاط خاص؟
- میزان: کدام بهتر است - اجتماعات بزرگ یا گروه های کوچک؟
آنالیز فعالیت های منظم مانند جلسات ایستاده با استفاده از این معیارها، واژگان دقیق تری برای بیان احتیاجهای سازمانی ارائه می دهد و از درخواست های عمومی همانند فضای همکاری بیشتر فراتر می رود. نظر سنجی ها، کارگاه ها و سایر ورودی ها نیز می توانند روندهای نو را روشن نموده و به بهبود فضاهای کاری یاری نمایند.
خواندنی ها
ترندهای طراحی داخلی برای 2025
بازطراحی دفتر کمپانی ادوبی؛ گامی نوین در ارتقای فضای کاری
ضرورت تغییر در دفتر میدن تاون ادوبی
ادوبی به عنوان یکی از پیشروترین شرکت های فناوری، با رشد سریع و توسعه فعالیت های خود، به ویژه به وسیله خرید شرکت های کوچک تر، احتیاج به بازطراحی دفتر مرکزی خود در نیویورک را احساس کرد. رقابت شدید برای جذب استعدادها در صنعتی پویاتر از همواره، شرکت ها را وادار نموده است تا در محیط های کاری خود سرمایه گذاری نمایند. از همین رو، شرکت ادوبی تصمیم گرفت دفتر خود در میدن تاون منهتن را با نگاهی نوین و آینده محور بازاندیشی کند.
چالش های موجود در فضای فعلی
باوجود اهمیت این دفتر، بسیاری از کارکنان استفاده منظم از آن را کنار گذاشت و ترجیح به کار از خانه یا مکان های دیگر داشتند. بعلاوه، تعداد زیادی از کارکنان به صورت دورکار در سراسر دنیا فعالیت می کردند که این امر حتی برای کارمندان مستقر در دفتر نیز تعاملات را به همکاری مجازی سوق می داد. طراحی فعلی شامل دفاتر انفرادی و اتاقک های محدود، با امکانات کم بود و انگیزه کافی برای حضور کارکنان ایجاد نمی کرد. علاوه بر این، ترکیب کارکنان بخش های تازه خریداری شده که هر یک فرهنگ کاری و احتیاجهای فضایی متفاوتی داشتند، باعث بروز تضادهایی در محیط کار شده بود.
رویکردی مبتنی بر احتیاجهای کارکنان
ادوبی به جای روی آوردن به راهکارهای کلیشه ای، از ما خواست تا احتیاجهای خاص کارکنان برای طراحی فضایی که کار روزمره آن ها را بهتر پشتیبانی کند، شناسایی کنیم. این رویکرد، هماهنگ با فرهنگ داده محور ادوبی، شامل جمع آوری و تحلیل بازخورد کارکنان درباره ویژگی های کلیدی فضای کاری بود. همکاری نزدیک با تیم املاک و مستغلات ادوبی، به عنوان مسئول تحلیل داده های مربوط به فضاهای کاری، بخشی از این فرآیند بود.
احتیاجهای کارکنان؛ از شفافیت تا مرزبندی
آنالیز ها نشان داد که کارکنان به محیط های شفاف و فضایی که امکان مشاهده فعالیت های دیگر را فراهم کند، علاقه دارند. بعلاوه، فضاهای مجهز به فناوری های قابل اتصال که اشتراک اطلاعات و همکاری مجازی را تسهیل کند، از دیگر درخواست های آنان بود. علاوه بر این، کارکنان خواهان افزایش تعداد اتاق های جلسات غیررسمی و سریع بودند. بااین حال، باوجود علاقه به فضای بازتر، نظرسنجی ها نشان داد که کارکنان تمایلی به تبدیل محیط کاری به فضایی شبیه استارت آپ ها ندارند و مرزهای معین بین فعالیت ها و تیم ها را همچنان ضروری می دانند.
طراحی دفتر؛ هماهنگ با فرهنگ بصری ادوبی
طراحی نو دفتر نیویورک ادوبی، با الهام از نتایج این مطالعات، در حال اجرا است و شور و شوق زیادی پیرامون آن وجود دارد. این فرآیند به علت تطابق با فرهنگ بصری و داده محور ادوبی، توانست به وسیله تصاویر و تحلیل ها ارتباط مؤثری با کارکنان برقرار کند و احتیاجهای آنان را به زبان طراحی فضا ترجمه کند.
گامی به سوی آینده
باز طراحی دفتر میدن تاون ادوبی، نه تنها پاسخی به چالش های فعلی این شرکت است، بلکه الگویی برای سایر شرکت های فناوری به منظور تطبیق با احتیاجهای در حال تغییر نیروی کار محسوب می گردد. این پروژه با تأکید بر ایجاد فضایی الهام بخش و کارآمد، گامی مؤثر در مسیر ارتقای فضای کاری است.
تحول در فضای کاری یودل: از استارتاپ تا شرکتی بالغ
شرکت بازاریابی یودل که از سال 2005 فعالیت خود را آغاز نموده، به سرعت رشد نموده و تعداد کارکنان آن به بیش از 1100 نفر رسیده است. دفتر مرکزی این شرکت در نیویورک، میزبان بیش از یک سوم نیروی کار آن، از جمله تیم های توسعه دهنده، فروش، عملیات و مدیران ارشد است. اما فضای کاری قدیمی این شرکت دیگر جوابگوی احتیاجهای آن ها نبود و تغییرات اساسی در این فضا ضروری به نظر می رسید.
چالش های فضای قدیمی و محدودیت ها
فضای قدیمی یودل، که بدون برنامه ریزی و به طور پراکنده شکل گرفته بود، دیگر توان جوابگویی به احتیاجهای شرکت را نداشت. کارکنان در گوشه ها و فضاهای کوچک متمرکز شده بودند و تیم ها از یکدیگر جدا بودند. از طرف دیگر، مدیران در دفاتر خصوصی فعالیت می کردند که ارتباط میان آن ها و کارکنان را محدود نموده بود. این شرایط، مانع از تکامل فرهنگی شرکت از یک استارتاپ به شرکتی بالغ و ساختار یافته شده بود.
تحلیل احتیاجها و بازطراحی هوشمندانه
یودل با یک آنالیز جامع از احتیاجهای کارکنان و استفاده از هفت شاخص کلیدی، منظرهی دقیق برای طراحی فضای کاری خود ترسیم کرد. این تحلیل ها نشان داد که تیم های توسعه دهنده، با وجود احتیاج به تعامل بالا، فضایی آرام برای انجام پروژه های فشرده نیز لازم دارند. در پاسخ به این احتیاج، طراحی نو شامل فضایی به نام واگن آرامش شد. محیطی نیمه بسته در گوشه ای ساکت از طبقه که کارکنان می توانند بدون مزاحمت در آن فعالیت نمایند. این فضا بعلاوه به طور بصری نشان می دهد که افراد حاضر در آن نباید مورد مزاحمت قرار گیرند.
ضرورت ایجاد فضایی برای تجمعات عمومی
یکی دیگر از نتایج تحلیل ها، احتیاج به فضایی مرکزی برای تجمعات و جلسات بزرگ بود. در طراحی نهایی، یک راه پله عریض و خاص تعبیه شد که به عنوان فضایی برای نشستن و گردهمایی های بزرگ عمل می نماید. اگرچه در ابتدا کارکنان نسبت به این ایده تردید داشتند، اما این راه پله به یکی از پرطرفدارترین نقاط دفتر تبدیل شد. مدیران گزارش داده اند که این فضا باعث افزایش تعامل میان تیم ها و یادگیری گروهی شده است.
ارتقای تصویر شرکت و جذب استعدادها
با اجرای این طراحی نو، نه تنها فضای کاری شرکت بهبود یافت، بلکه تصویر یودل به عنوان یک محیط کاری مجذوب کننده نیز تقویت شد. انتشار اخبار مربوط به این تغییرات، موجب افزایش تعداد و کیفیت متقاضیان شغلی شده و موقعیت یودل را به عنوان شرکتی پیشرو در جذب استعدادها تثبیت نموده است.
آینده ای روشن برای یودل
تحول فضای کاری یودل، گامی موثر در مسیر توسعه و رشد این شرکت به شمار می رود. این باز طراحی، علاوه بر جوابگویی به احتیاجهای فعلی، پایه گذار فرهنگ کاری نوی شده که تعامل و همکاری را تقویت می نماید و بستری برای پیروزیت های آینده فراهم می آورد.
آغاز فرآیند طراحی فضای کاری: پرسش ها و چالش ها
چالش هایی که Adobe و Yodle با آن ها روبه رو شدند، مسائلی هستند که بسیاری از سازمان ها با آن ها دست وپنجه نرم می نمایند. این چالش ها نشان می دهند که چگونه پروژه ها می توانند با عباراتی ساده مانند احتیاج به فضای همکاری بیشتر داریم آغاز شوند و به داستان های عمیق تری درباره چگونگی و چرایی کارکرد افراد تبدیل شوند.
برای آغاز این بحث در سازمان خود، علاوه بر تحلیل ویژگی های هفت گانه با کارکنان، رهبران باید خود را با پرسش های زیر روبه رو نمایند و به سرعت پاسخ دهند:
- کارکنان ما چه کسانی هستند و در پنج سال آینده چه کسانی خواهند شد؟
- چه افرادی فضای ما را استفاده می نمایند (بازدیدنمایندگان، مشتریان، اعضای جامعه و غیره) و چرا؟
- چگونه می خواهیم مشتریان، استخدام های آینده یا سایر بازدیدنمایندگان ما را زمانی که وارد فضای ما می شوند، مشاهده نمایند؟
- تا چه حد انعطاف پذیری و انتخاب در نحوه انجام کار برای ما مهم است؟
- آیا بعضی از روش های کاری به عنوان امتیازهایی ویژه برای گروهی خاص در نظر گرفته می شوند؟
- چه رفتارهای کاری را می خواهیم تغییر دهیم و به سرعت اصلاح کنیم؟
- چه ویژگی هایی از فضای کاری کنونی، بهره وری را حفظ می نمایند و چرا؟
- اگر افراد به طور منظم به دفتر نمی آیند، آیا علت این عدم حضور را می فهمیم؟
طراحی و تجهیز فضای کاری یک سرمایه گذاری بزرگ است که می تواند به شدت بر نتایج تجاری، از جمله بهره وری، رضایت کارکنان، جذب استعدادها و تأثیر برند، تأثیر بگذارد. در دنیای طراحی فضای کاری، به کارگیری آخرین مدها و کپی برداری از روش های استارتاپ ها نمی تواند نتیجه مطلوب را به دست دهد. تنها با پرسیدن سوالات درست و گوش دادن به پاسخ های کارکنان است که می توان به راهکار های مؤثر و پیروز دست یافت.
منبع: دیجیکالا مگ